Dématérialisation de la gestion des courriers :  Le ministère des Mines se dote d’une plateforme digitale efficace…

CONAKRY- Fini les pertes de courriers et les pertes de temps au ministère des Mines et de la géologie dans le cadre de la gestion des dossiers. Dans le but de mieux accueillir ses clients, partenaires miniers et fluidifier le traitement de leurs dossiers, le département dirigé par Moussa Magassouba s’est doté d’une plateforme digitale appelée GEC, (gestion électronique des Courriers). Ce vendredi 02 juin 2023, Bachir Camara, secrétaire général dudit département a procédé à sa présentation aux hommes de médias.


plateforme GEC

La GEC est une plateforme électronique qui a été retravaillée à la suite de l’arrivée de l’actuelle équipe dirigeante du ministère des Mines et de la Géologie. A leur arrivée, les responsables dudit département se sont rendu compte qu’il y a des améliorations nécessaires à faire afin de rendre le travail plus efficace. D’où l’optimisation de cette plateforme. « Cette année, nous avons évalué notre capacité à réceptionner bien le client. Ceux qui viennent chez nous doivent nous évaluer pour savoir s’ils sont bien reçus, bien accueillis. Une façon pour nous d’augmenter notre accueil envers ces gens, c’est de mettre des dispositifs leur permettant d’être en contact avec nous virtuellement. Moins les personnes viendraient au sein du ministère, moins on n’aura des problèmes de dialogue, de communication parce qu’on a mis l’interface ici qui nous permet de dialoguer. C’est un outil qui permettra d’augmenter notre capacité d’accueil. Le ministère a des clients qui sont les miniers, les entrepreneurs et quasiment toute personne physique ou morale qui aura besoin du ministère des mines pour le traitement de son dossier. On veut leur faciliter la tâche pour leur dire qu’ils ne sont pas obligés de venir désormais jusqu’au ministère. A travers cette plateforme, où qu’ils soient en Guinée ou à l’étranger ils peuvent  nous adresser leurs problèmes que nous nous allons traiter», a expliqué Bachir CAMARA.

Bachir Camara, SG du ministère des Mines et de la Géologie

La mise en place de  cet outil va contribuer à améliorer efficacement le traitement des dossiers.  Mieux,  c’est un moyen pour limiter la déperdition des courriers.

« On va essayer d’éliminer ce problème qui existe parce qu’à partir du moment où leurs dossiers seront dans le système et que nous on va les toucher, ils vont recevoir systématiquement un message qui leur dira que leur courrier a été reçu. Il y a des traces électroniques qui resteront. Ça rentre dans le cadre de la dématérialisation parce qu’on va essayer d’utiliser moins de papiers possible entre nous », a ajouté le secrétaire général.

Au-delà dira M. Camara, avec cette plateforme, le Ministère des mines sera  capable de s’assurer directement que les documents qui arrivent sont électroniquement archivés.

« C’est une amélioration continue de ce qu’on a trouvé qu’on est en train de faire. Cette plateforme permet également de faciliter le travail du secrétariat central en termes de gestion, de rencontre, on peut traiter une dizaine de dossiers en un temps record», a précisé Bachir Camara.

Parlant de la GEC, gestion électronique des Courriers, Mme Fanta Condé, responsable du secrétariat central a rappelé que cette plateforme existait depuis 2017 et qu’elle a apporté une grande amélioration dans la circulation des courriers au sein du ministère des mines.

Mme Fanta Condé

« Depuis l’installation de cette plateforme, le travail est vraiment facile, parce qu’avec la méthode manuelle ça créait beaucoup de problèmes. Les gens qui déposaient les courriers se plaignaient de la perte ou-bien que ça prenait du temps. Actuellement, en 5 minutes l’autorité peut traiter un courrier. Parce que quand nous les recevons, nous essayons de les numériser à travers le scanner et on les importe sur la plateforme. Une fois que le courrier est sur la plateforme, le dossier est aussitôt traité. Donc la GEC est un outil rapide et fiable. Il y a aussi la traçabilité. C’est une plateforme qui aboutit à l’archivage des courriers. Au sein du ministère ici, on reçoit des courriers très volumineux, (études de faisabilité, plans) mais à travers la Gec on peut sauvegarder ces plans et des années après on peut les retrouver, ce qui n’est pas le cas avec les documents physiques », a précisé la responsable du secrétariat central du ministère des mines et de la géologie.

Pour plus d’informations, les clients ou partenaires peuvent rechercher sur internet en allant sur gec.mines.gov.gn/en/ajout-de-courrier-public.

Siddy Koundara Diallo

Pour Africaguinee.com

Tel : (00224) 664 72 76 28

Créé le 3 juin 2023 19:19

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